ЛОКОТЕХ

"ЛокоТех-Сервис" начал масштабный переход на электронный формат внутреннего документооборота. Предприятия будут ежемесячно оформлять десятки тысяч документов в области движения товарно-материальных ценностей без использования бумажных носителей, что позволит сократить издержки на расходные материалы и ускорить согласование документов.

Для внутреннего электронного документооборота в компании используется учетная система 1С:ERP – в настоящее время документы заносятся в нее в виде сканов бумажных носителей. Функционал электронной подписи начнет применяться для 19 видов наиболее часто оформляемых первичных документов, с помощью которых осуществляется оборот и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в "ЛокоТех-Сервис" (передача материалов в производство, перемещение, списание и др). Это необходимое для ремонта и техобслуживания локомотивов оборудование, комплектующие, расходные материалы, инвентарь, инструмент, оснастка, спецодежда и защитная экипировка.

Объем первичных учетных документов по движению ТМЦ на всех площадках "ЛокоТех-Сервис" достигает нескольких десятков тысяч в месяц. Специалисты на местах обязаны в установленные графиком сроки закрытия подписать, отсканировать и разместить их в системе электронного архива. Несоблюдение сроков несет риски: в оперативном и регламентированном учете это может привести к получению ложных выводов об экономике предприятия. Кроме того, наличие первичных документов без подтверждения реального факта хозяйственных операций лишает организацию права на получение налоговых вычетов по НДС и учет соответствующих расходов.

"Среди оснований для реализации проекта – требование нашего основного заказчика перейти на электронный документооборот по расходным договорам, заключенным между Дирекцией тяги ОАО "РЖД" и "ЛокоТех-Сервис". Инициатива также соответствует Плану мероприятий Правительства РФ в области цифровой трансформации ключевых отраслей экономики до 2030 года. Конкретно для нашей компании основная цель внедрения электронной подписи – унификация и повышение эффективности системы управления структурными подразделениями, снижение трудоемкости в процессе документооборота управляющей компании "ЛокоТех" и производственных предприятий "ЛокоТех-Сервис", – рассказала главный бухгалтер "ЛокоТеха" Елена Шарикова.

Руководитель подчеркнула, что среди основных прогнозируемых эффектов – снижение расходов. Использование внутреннего электронного документооборота повышает скорость обработки документов, снижает финансовые и трудовые затраты: позволяет экономить расходные материалы для печати, избавляет от необходимости содержать архивное помещение, а также ведет к увеличению производительности труда сотрудников за счет высвобождения времени, что составляет десятки человеко-часов.

"Пилотные проекты по внедрению электронной подписи, проведенный в сервисных локомотивных депо Москва-Сортировочная и Курск показали: только по одному предприятию за месяц можно перевести в цифровой формат более девяти тысяч документов. Это огромный объем бумаги: в среднем первичный документ на одну хозяйственную операцию занимает полтора листа, которые следует распечатать в двух-трех экземплярах. Далее его вручную должны подписать минимум трое специалистов: кто разрешил, кто отпустил и кто принял. Есть такие

хозяйственные операции, которые требуют комиссионного подписания. С учетом того, что специалисты не находятся в одном кабинете, на подписание уходят часы, а иногда и дни. Электронный же документ легко создать, подписать и отправить по маршруту согласования в режиме онлайн. В среднем, подписание одним человеком теперь занимает от 0,1 секунды. Уходит этап сканирования и размещения в системе электронного архива первичных документов. Все подписанные простой электронной подписью документы хранятся в учетной системе 1С: ERP, – рассказала руководитель департамента по ведению учета товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов и материалов повторного использования "ЛокоТех-Эксперт" Наталья Болгова.

Переход на ВЭДО приведет к упрощению процессов – будет легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе подписания происходят задержки, внести корректировки. В депо пользоваться сервисом будут мастера, кладовщики, в отдельных случаях – бригадиры. Для удобства в системе реализован функционал получения уведомлений на электронную почту пользователя: например, о том, что документ подписан и можно получить материалы на складе. Переход на цифровой формат не потребует специальной техники и специфических знаний – достаточно пользовательских инструкций и обучающих семинаров, которые будут проведены для всех филиалов.

Переводить на электронный документооборот планируется по одному филиалу в месяц. С 1 июня 2026 года на электронное подписание переходят все депо Московского филиала "ЛокоТех-Сервис", с 1 июля – Западно-Сибирский, с 1 августа – Забайкальский, далее – по утвержденному графику. Полностью переход во всех филиалах "ЛокоТех-Сервис" планируется завершить к июлю 2027 года.

ГК "ЛокоТех" управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт и модернизацию тягового подвижного состава, производство узлов и деталей для его ремонта. Производственную базу ООО "ЛокоТех-Сервис" (входит в ГК "ЛокоТех") составляют 88 сервисных локомотивных депо, расположенных по всей территории России – от Владивостока до Калининграда. На предприятиях компании работают порядка 36 тысяч человек, их силами обслуживаются большая часть парка локомотивов ОАО "РЖД".