Альберт Левин, начальник службы вагонного хозяйства Юго-Восточной дирекции инфраструктуры. Приоритетная задача в подразделениях вагонного комплекса сети – переход на электронный документооборот в части обмена первичными учетными документами с собственниками подвижного состава, касающимися выполнения текущего отцепочного ремонта вагонов и сопутствующих ему работ.

В первый год работы системы электронного документооборота мы взаимодействовали с семью контрагентами, сейчас уже порядка 75 собственников используют электронный документооборот. Это основные и самые крупные наши клиенты, такие как АО "Первая грузовая компания", АО "Федеральная грузовая компания", АО "Новая перевозочная компания".

Ранее при оформлении документов на ремонт грузовых вагонов требовалась привычная синяя печать и подпись непосредственного руководителя. На сегодняшний день внедрение программного обеспечения по электронному документообороту дает возможность безбумажной работы с подписанием документов юридически значимыми электронными цифровыми подписями.

Электронный документооборот в ОАО "РЖД" поднимает работу на качественно новый уровень.

Ранее надо было все документы в одном экземпляре физически перемещать между собственником вагона и вагонной службой, решая вопрос с их отправкой и получением, а также организацией условий для хранения архива. С внедрением электронного документооборота эта схема упрощается, что дает ряд существенных преимуществ. Так, например, контроль над исполнением, получением, созданием и вообще существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за процессами руководству, а также линейным руководителям.

Несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. В системе руководитель может контролировать не только все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, но и результат работы.

Сокращается время на обработку и исполнение самих документов, поскольку электронный документооборот обеспечивает быстрое создание, поиск, обработку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет выполнять работу оперативно и качественно.

В электронном документообороте каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям. Таким образом, руководство приобретает дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины, и в частности сроков исполнения документов и договоров.

Экономический эффект от внедрения в денежном выражении мы не подсчитывали. Однако наблюдались увеличение скорости прохождения информации, повышение трудовой дисциплины, ликвидация пробелов в обработке тех или иных документов, изменения организационного устройства компаний либо отделов, устранение рисков потери информации и документов, облегчение поиска документов.

Подводя итог, хочется отметить, что электронный документооборот дает тройной эффект. Во-первых, прямая экономия на канцелярии и транспорте. Во-вторых, облегчение работы наших сотрудников и рост производительности их труда.

И третье, самое главное, рост качества облуживания клиентов.